MERKEZİ ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ
( MAYS )

Mahalli İdareler, Kamu Kuruluşları, Su İdareleri ve Gaz şirketleri başta olmak üzere tüm sektörlere, yazılım hizmeti ve çözümler sunmak üzere kurulmuştur.

İŞ ANALİZİ VE ÖN ÇALIŞMALAR DÖRT ANA BAŞLIKTAN OLUŞMAKTADIR

A - BELGE ENVANTERLERİNİN ÇIKARILMASI

Saklama Planının yapılması, Arşiv Yönergesi, Ayıklama ve İmha Yönergesi hazırlanması, Fiziksel düzenleme ve Dijital arşivleme ile doğru belgeye en kısa sürede ulaşılması amacıyla yapılmaktadır. Bu çerçevede, Kuruma özel hazırlanacak anket formları ile kurumun organizasyon yapısı doğrultusunda departman temsilcilerinden;

* Arşiv depolarındaki ve departmanlardaki materyallerin dosya/klasör bazında ne tür belge gruplarından oluştuğu

* Belge serilerinin konu ve klasör başlıkları

* Her  departmanın yıl bazında ürettiği belge sayısı ve artış hızları

* Üretilen belgelere hangi kriterlerden ulaşılmak istendiği

* Genel saklama süreleri ile ilgili bilgiler alınmaktadır.

Alınan Bilgiler Sonucunda;

Kurum genelindeki belge türleri çıkartılmış olacaktır, Kurumun bilgi üretimi, dosyalama ve saklama ihtiyaçları ile ilgili gerekli yer, ekipman ve sarf malzeme tespit edilmiş olacaktır. Belgelerin saklama süreleri konu bazında belirlenecektir. Kurumun ihtiyaçlarına göre Dijital Ortama aktarılması gereken belgeler belirlenmiş olacaktır

B - ARŞİV YÖNETMELİĞİ HAZIRLANMASI

Birimlerin hizmet ve eylemleri sonucu oluşan arşivlik malzeme ile arşiv malzemesinin yasal gerekler veya kurumsal eylemler gereğince belirlenip saklanması Yönetimsel, yasal ve ekonomik değer bakımından önemini yitiren ve bilimsel araştırma değerine sahip olmayan materyallerin ayıklanmasına dair ölçüt ve uygulamaları düzenlemek amacıyla hazırlanmaktır.

C - AYIKLAMA VE İMHA YÖNETMELİĞİ HAZIRLANMASI

Birimlerin hizmet ve eylemleri sonucu oluşan ve yasal gerekler veya kurumsal eylemler gereğince saklanması gerekenler ile yönetimsel, yasal ve ekonomik değer bakımından önemini yitiren ve bilimsel araştırma değerine sahip olmayan belgelerin ayıklanarak imha edilmesine dair ölçüt ve uygulamaları düzenlemek amacıyla hazırlanmaktır.

D - SAKLAMA PLANI HAZIRLANMASI

Departmanların görevleri ve eylemleri sonucunda hangi tür belgeleri ürettikleri ve Üretilen belgelerin birimsel bazda konuları yıllık üretilen belge miktarı göre belgelerin artış hızı hesaplanmaktadır. Aynı tür belgelerin farklı adlarla klase edilmesinin önlenmesi amacıyla, klasörlerin konu başlıklarının belirlenmesi Saklama süreleri ve kurumda sürekli saklanması gereken belgeler ile belgesel ve bilgisel değerleri nedeniyle gelecekte araştırmacılara ışık tutacak nitelikteki belgelerin saptanması kapsayacak bir çalışmadır. Bu çalışma sayesinde Kurum arşivlerinde gereksiz yere belge tutulması önlenecek ve Arşiv depolarında geniş yer kazanımları sağlanacaktır. Belgelerin ödünç – iade, ayıklama – imha prosedürleri oluşturulacak sorumluluk kişilere değil sisteme verilmiş olacaktır. Standart Dosya Planı oluşturulabilecektir.

FİZİKSEL DÜZENLEME

* DÜZENSİZ ESKİ TİP ARŞİVLER

* DÜZENLİ KOMPAKT ARŞİV SİSTEMİNE GEÇİLDİKTEN SONRA

Yoğun raf olarak da adlandırılan bu sistemde, çelik raflar raylar üzerinde hareket ederek birbiri üzerine kapanmakta ve belge depolama açısından her m2'de maksimum yoğunluk sağlamaktadır. Açık raf sistemine göre büyük oranda yer tasarrufu sağlamaktadır. Ayrıca, yangın, su baskını ve güvenlik konularında tam güvenli olmasının yanı sıra büyük alanlarda yer kayıplarını sıfıra indirmektedir. Yapısal özelliği nedeniyle çok ağır olan kompakt raf sistemi kurulmadan önce binanın durumu statik olarak göz önünde bulundurulmalıdır.